La permanence téléphonique
Avez vous déjà envisagé de déléguer la gestion de vos appels ?
En tant que secrétaire médicale indépendante, je propose un service de permanence téléphonique dédié aux professionnels de santé, ponctuellement ou à l'année, selon vos besoins et le rythme de votre cabinet.
Je prends en charge tout ou une partie de vos appels entrants, selon vos préférences, et assure un accueil téléphonique professionnel et bienveillant, en votre nom.
Je peux notamment :
- Répondre aux demandes de vos patients, les informer ou transmettre leurs messages spécifiques ;
- Assurer la prise en charge de rendez-vous via votre agenda partagé, avec souplesse et fiabilité ;
- Gérer les appels urgents ou transférer les appels prioritaires selon vos consignes.
Tout cela est mis en place dans le respect total de vos directives, pour offrir à vos patients une continuité de service fluide, humaine et alignée avec vos valeurs.
Un outil fiable et efficace pour une gestion optmale de vos appels
Pour garantir un accueil téléphonique de qualité, j'utilise un outil de standard professionnel sécurisé, vous permettant de bénéficier d'une service fluide, personnalisé et adapté à votre cabinet.
Grâce à ce dispositif, vous disposez d'un numéro dédié à transférer vos appels quand vous le souhaitez (ponctuellement ou en continu). L'objectif : vous libérer du téléphone sans perdre le lien avec vos patient(e)s.
Voici les fonctionnalités dont vous bénéficiez :
Un message d'accueil personnalisé : une porte d'entrée rassurante pour vos patients, qui confirment qu'ils sont bien au bon endroit et reçoivent les premières informations pratiques.
Un répondeur actif : pour les appels en dehors des horaires de télésecrétariat, un message indique vos disponibilités ou invite à rappeler selon les consignes données.
L'enregistrement ou la prise de note des messages : les demandes sont notées précisément ou enregistrées selon vos instructions, en cas d'appel manqué ou pour tout ajustement nécessaire.
Transfert des appels urgents : selon vos critères, certains appels peuvent vous être directement redirigés pour ne rien manquer d'important.
Le journal d'appels : un tableau clair et détaillé de tous les appels entrants et sortants, transmis à la demande (format Excel ou autre selon vos préférences).
L'envoi de SMS : messages courts et efficaces envoyés à vos patient(e)s pour confirmer un rendez-vous ou transmettre une information.
Synchronisation avec votre agenda : à chaque appel, si le patient est enregistré, sa fiche s'affiche directement. Cela permet une réactivité optimale et un accueil plus humain.
Suivi des consignes et accès rapide : vos demandes spécifiques sont accessibles à tout moment, permettant une cohérence dans le traitement de vos appels et une adaptation en temps réel.